Im Hotel Revenue Management braucht man außer einer verlässlichen Nachfrage Historie auch Forecasts. Ein einfacher Forecast ist aus fast jedem PMS zu ziehen. Der ist tagesgenau und gibt Aufschluss über das Geschäft in den Büchern. Ferner sollten das optionale Geschäft, Umsatz, Durchschnittsrate und RevPAR angezeigt werden.
Für das tägliche Revenue Management benötigt man aber noch mehr.
Zwei Forecast Arten sind wichtig für den Revenue Management-Prozess: der strategische Forecast und der operative Forecast. Dazu gesellt sich je nach Hotel noch der Revenue Forecast oder auch Umsatzprognose. Dieser dient dazu, ein realistisches Bild im Abgleich zum Budget zu erhalten, eventuelle Abweichungen zu erkennen und den Handlungsbedarf darauf abzustimmen. Dieser Forecast spiegelt den direkten finanziellen Erfolg/Misserfolg der gewählten Strategie wider.
Der strategische Forecast
Mit einem Kalender mit Tageserfassung von Messen, Ferien, zu erwartende Veranstaltungen im Haus plant man sein zukünftiges Geschäftsjahr. Dazu greift man auf die typischen Tagesgeschehen der letzten Jahre zurück (History). Aus der Historie entnimmt man die Stärke der natürliche Nachfrage und den sogenannten Nachfrage Generatoren. Das sind Geschehnisse die eine außergewöhnliche, zusätzliche Nachfrage erzeugen. In einem Stadthotel können das z.B. Schulferien oder Wochenenden sein, Messen, Kongresse oder Sportereignisse. In so einem Kalender erkennt man leicht die potenzielle Nachfrage am Markt. Denn die reflektiert meistens auch auf mein Hotel. Welche voraussehbaren Faktoren werden die Nachfrage also deutlich beeinflussen? Diese Informationen bilden dann die Grundlage für die langfristige Preisstrategie und für erste grobe Entscheidungen der Kapazitätensteuerung. Die darin festgelegten Tagesraten werden im PMS und über den Channel Manager in allen Vertriebsportalen geladen. Dieser Forecast ist somit die Grundlage für die Revenue-Strategie und für den operativen Forecast.
Der operative Forecast
Der operative Forecast unterstützt die praktische Umsetzung der geplanten Strategien durch die tägliche Beobachtung des Nachfragegeschehens am Markt. Hier wird die ursprüngliche Strategie Tag für Tag der Nachfrageentwicklung angepasst. Wichtige Instrumente dazu sind Vergleiche zum Vorjahr (wie hat sich ein bestimmtes Datum letztes Jahr entwickelt. Sind Buchungsvorlauf (der Zeitraum zwischen der Buchung und dem Anreisetag) und täglicher Pick-Up (Buchungsstandveränderung) im Vergleich zur Historie des Vorjahres übereinstimmend oder abweichend?
Hier beginnt dann sukzessive das Setzen von Aufenthaltsbedingungen (Stay-Controls) auf bestimmte Ratencodes sowie, der Nachfrage entsprechend, die tägliche Anpassung der Preise.