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SaaS (Software As A Service) – Kostenvorteil oder Sicherheitsrisiko für Hotels?

Knapp 52 Millionen Ergebnisse zeigt die Google-Suche nach dem Bruchteil einer Sekunde für SaaS an (vor einem Jahr waren es noch 11 Millionen). Nur ein Beleg dafür, wie omnipräsent dieses Schlagwort ist und welchen IT-Trend es repräsentiert. Doch was genau verbirgt sich hinter SaaS und wie können Sie das für Ihr Hotel nutzen?

 

SaaS ist die Abkürzung von „Software as a Service“, also Software als Dienstleistung. Synonym werden die Begriffe Web-Dienst und Web-Anwendungen benutzt, natürlich ist auch die "Cloud" als Begriff in aller Munde. Das Grundprinzip lässt sich als „mieten statt kaufen“ zusammenfassen, wobei einige SaaS auch kostenfrei nutzbar sind. SaaS werden von den Anbietern über das Internet zur Verfügung gestellt und laufen über den Server des Providers. Als Nutzer kann man sich mit jedem internetfähigen PC in „seine“ Software einloggen und das Programm nutzen.

 

Die meisten von Ihnen nutzen sicherlich Web-Anwendungen, ohne dass es Ihnen bewusst ist. Wenn Sie einen Email-Account bei Web.de oder GMX haben, wenn Sie Online-Banking verwenden oder wenn Sie MS Office Pakete nicht auf dem Server lagern sondern sie „on demand“ im Internet nutzen…Sie arbeiten in jedem Fall mit einer SaaS Anwendung.

 

Die grundlegenden Vorteile liegen auf der Hand: Der Kostenaspekt ist für viele Kunden der Hauptvorteil. Dadurch dass die Software nicht gekauft werden muss, liegt das Investitionsrisiko beim Anbieter. Anstelle eines Gesamtpaketes kann man häufig die benötigten Funktionen individuell auswählen. Basisfunktionen sind teilweise kostenfrei verfügbar. Generell gibt es eine Vielzahl an flexiblen Abrechnungsmodellen von der einmaligen Gebühr pro Bearbeitung über Zusatzpakete zum Festpreis bis zu Flatrates. Ergänzt wird das durch in der Regel kurzfristige Kündigungsfristen. Das alles führt dazu, dass geringere Fixkosten anfallen und Sie Ihre Kosten flexibler dem tatsächlichen Bedarf und Umsatz anpassen können.

 

Darüber hinaus müssen Sie als Nutzer nichts installieren, keine Software warten und keine Updates durchführen, das übernimmt der Anbieter für Sie. Auf diese Weise sparen Sie ebenfalls Kosten sowie Zeit und arbeiten stets mit der aktuellsten Version.

 

Was hat das alles mit Hotels zu tun???

 

Nach dieser allgemeinen Erläuterung der Vor- und Nachteile von SaaS, folgt nun der genauere Blick auf eine hotelspezifische Anwendungsmöglichkeit von SaaS: Web-based Property Management Software (PMS) oder anders ausgedrückt, ein Online - Front Office System (FOS).

 

Web-PMS (Front Office Systeme) bieten umfassende Anwendungsmöglichkeiten an: Als Hotelverwaltungsprogramm ermöglichen Sie zum Beispiel Kundendaten und Reservierungen einzugeben und zu verwalten, Rechnungen zu erstellen, Listen zur Auswertung zu generieren, Zimmerpreise anzulegen, Textvorlagen zu erzeugen sowie Wartungslisten und weitere „ToDo“-Listen für Mitarbeiter zu erstellen.

 

Mit einigen dieser PMS kann man eine eigene Homepage gestalten und in der Regel wird eine Online-Buchungsmaschine angeboten. Auch GDS-Anbindung sowie Schnittstellen zwischen PMS, Channel Management und Online-Buchungsmaschinen können durch Web-based PMS hergestellt werden.

 

Mit Web-PMS kann man Vertrieb und operatives Geschäft über ein singuläres System verwalten. Dementsprechend werden IT-Schulungen für verschiedene Programme überflüssig und viele Schnittstellen entfallen. Mit weiterhin bestehenden Systemen lassen sich die neuen PMS trotzdem verbinden.

 

Hat man Vor- und Nachteile von SaaS gegeneinander abgewogen, kann man entsprechend der eigenen Anforderungen und der benötigten Funktionen unter den diversen Anbietern von Web-based PMS den richtigen Partner auswählen. Beispielhaft seien hier die folgenden genannt:

 

http://www.hotelsoftware24.de

http://www.bookatonce.com

http://www.hetras.com/de/

http://www.protel.net/de/product/protel-air/

http://www.webpmspro.com/

 

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass sich Web-based PMS vor allem für kleinere Hotels eignen. Die Anschaffungskosten für Inhouse-Software sind für kleine Betriebe häufig zu hoch und standardisierte Lösungen mit individuellen Anpassungsmöglichkeiten reichen in der Regel aus. Darüber hinaus ist häufig ein Mitarbeiter für mehrere Bereiche zuständig und kann auf diese Weise dennoch konstant mit einer Software arbeiten.

 

Natürlich gibt es auch Risiken von SaaS Anwendungen, die oft erst auf den zweiten Blick zu erkennen sind und dennoch betrachtet werden sollten:

Statt alle Daten mit einer klassischen Inhouse-Software zu speichern, übertragen Sie Ihre gesamten Daten (häufig Kunden- oder Mitarbeiterdaten) via Internet an ein externes Rechenzentrum und damit an Dritte. Nach den Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes bleibt der Kunde für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung seiner Daten voll verantwortlich und ist verpflichtet den Anbieter sorgfältig auszuwählen und zu kontrollieren. Die Entscheidung für einen vertrauenswürdigen Anbieter spielt also eine wichtige Rolle.

Abgesehen davon, dass nur berechtigte Nutzer Zugriff auf die Daten haben sollten, ist auch die Absicherung vor Datenverlust relevant. Idealerweise kann die Wahl einer SaaS aber sogar zu einem Sicherheitsgewinn führen, da viele Anbieter aus eigenem Interesse eine bessere Sicherheitsinfrastruktur haben als die Nutzer.

 

Des Weiteren sollten Sie sich genau über die Verfügbarkeit einer Web-Anwendung informieren: Ist der Web-Dienst jederzeit verfügbar und stabil? Wie hoch sind die Auslastungsgrade? Führen Wartungsprozesse (des Anbieters) zu Engpässen? Was passiert im Fall einer Störung?

 

 
 

 
 
 
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